总务处担负的职责众多，包括水、电、气（医用）、冷、暖等保障，医废回收转运，废水废气处理，生活设备设施和房屋维修改造，物业、膳食、绿化等社会化服务供给管理，以及其它涉及医院运行、职工和患者工作生活的方方面面。

职责之多也意味着工作之杂，类型如此之多的各项工作必然会产生大量多种档案资料。这些档案资料如果不进行规范管理，将会对科室相关工作各环节的正常进行带来不必要的麻烦。随着档案与数据管理组（简称档数组）的成立，总务处档案管理工作的规范化程度开始快速提升。

总务处档数组自今年7月29日正式运行以来，距今已三月有余。面对科室档案资料查找费时费力、信息获取困难等难题，档数组自成立后，就迅速着手解决过去和当前存在的问题，迅速打开工作局面。目前，档数组已在科室档案管理的规范化和信息化等方面取得可喜成绩，并大大促进了科室档案查找和检索的快速化和精准化。

开辟档案柜，并进行柜体命名、标签张贴。档数组以总务处南院区办公室为依托，开辟了S208A柜和S248B柜两个档案柜。根据柜体内部特征，档数组还对柜体内部进一步分区并命名，如S208-A1-L/M/R（表示南院区行政楼208办公室A档案柜1层左侧/中部/右侧）。

全面整理档案资料，并建立“电子档案柜”。总务处科室层面档案现集中存放于南院区办公室，档数组对各类档案资料进行了全面整理，并在设计建立的“电子档案柜”中录入每一档案资料准确的拟存放位置（精确到档案柜某一层某区域），然后存放入实体档案柜相应区域。通过查看“电子档案柜”，即可远程掌握各实体档案柜的档案存放情况。

建立总务处档案交接登记簿及其电子表格，对档案进行闭环管理。通过科主任指导、工作人员配合以及自主创新、反复试验，档数组最终建立了《总务处档案交接登记簿》（第一版）并投入使用。登记簿记录了档案资料名称、数量、递交日期、递交人、接收人、中心档案室接收日期以及其它去向和必要信息，实现对档案资料从接收到移交其它职能部门全流程的闭环管理。档数组还设计了登记簿配套电子表格和附件。配套表格在录入登记簿所记录信息的基础上，增加了每一档案资料的存放位置信息栏，借助Excel表格筛选、查找等功能，可实现对档案的精准查找和快速调取。登记簿附件则是对招标项目资料等名目繁多的档案资料进行必要补充，附件编号与该项资料在登记簿上的编号唯一对应。

此外，总务处档数组还向医院中心档案室申请开辟了线上档案管理系统总务处板块，以便根据需要便捷调取和查阅科室质控会、科务会、协调会会议纪要等重要档案。

下一步，档数组将根据实际情况，适时开辟新的档案柜以满足实际需求。同时，档数组将以问题为导向，不断规范档案交接各环节，持续优化“电子档案柜”、档案交接登记簿及其配套表格的设计，进一步做好科室档案管理工作。（总务处 张元安）